Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement / Teamassistenz (m/w/d) in Bochum
KEVOX ist das „digitale Klemmbrett" für Prüfungen, Wartungen und Dokumentationspflichten. Wir helfen seit 2010 Unternehmen, aus der Papierwelt in die Gegenwart zu kommen und machen sie und unsere Welt damit sicherer. Bei KEVOX läuft Central Services nicht im Hintergrund. Du gestaltest aktiv mit, dass ein ganzes Unternehmen reibungslos funktioniert. Das bedeutet Verantwortung, direkte Wege und deine Arbeit, die das gesamte Unternehmen nach vorne bringt.
Deine Mission: Als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) verantwortest du unsere administrativen Abläufe, von Rechnungswesen über Terminkoordination bis zur Kommunikation mit Geschäftspartnern. Du arbeitest eng mit Geschäftsführung, Sales, Support und weiteren Bereichen zusammen. Das bedeutet kurze Wege, direkte Absprachen und gemeinsame Lösungen vor Ort im Exzenterhaus Bochum.
Deine Aufgaben:
- Büroalltag und Kommunikation: Du bist die erste Anlaufstelle für eingehende Anrufe und E-Mails, koordinierst Termine für Geschäftsführung und Team und stellst sicher, dass Anfragen ihren richtigen Ansprechpartner finden.
- Rechnungswesen und Zahlungsübersicht: Du erstellst Ausgangsrechnungen, verfolgst offene Posten nach und pflegst die relevanten Daten direkt in unserem hauseigenen ERP-System zuverlässig.
- Teamarbeit und Projekte: Du unterstützt Geschäftsführung und Abteilungen bei abwechslungsreichen Projekten und Themen mit deiner Expertise und Ideen, z.B. für Recherchen, Messevorbereitungen, Stammdatenpflege und Prozessdokumentation.
Dein Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mindestens 2-3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle (z. B. Büromanagement, Assistenz, Verwaltung, Rechnungswesen)
- Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und eigenverantwortlich
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office, sicherer Umgang mit digitalen Tools
- Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1+) in Wort und Schrift
- Souveränes und freundliches Auftreten, intern wie extern
- Hohe Verbindlichkeit und Freude daran, langfristig Verantwortung zu übernehmen
Wichtig: Wenn du heute noch nicht alles davon erfüllst, aber weißt, dass das genau der Job ist, den du machen willst - dann melde dich trotzdem!
Deine Benefits:
- Kurze Entscheidungswege: du arbeitest direkt mit Geschäftsführung, Vertrieb und Produkt zusammen
- Verantwortung von Tag 1: aktive Mitarbeit an echten Projekten und viel Gestaltungsspielraum von Beginn an
- Strukturiertes Onboarding: transparente, individuelle Einarbeitung, Buddy und Mentor an deiner Seite und regelmäßige Feedbacktermine
- Attraktiver Standort in Bochum: Ein wunderschönes Büro an einem attraktiven Standort und die beste Aussicht über das ganze Ruhrgebiet im Exzenterhaus Bochum & direkte Anbindung an den Nah- und Fernverkehr (U-Bahn unter dem Haus, Bochumer Hauptbahnhof vor der Tür)
- Nachhaltig unterwegs: Wir bezuschussen dein Ticket für den öffentlichen Nahverkehr
- Flexibilität & Freizeit im Einklang: 38-Stunden-Woche in Vollzeit & 30 Tage Urlaub (inkl. Jokertage), kurzer, sowie remoter Arbeitstag am Freitag möglich
- Weitere Benefits: Mitarbeiterrabatte für Shopping & Freizeit, flache Hierarchien, regelmäßige Feelgood-Meetings und Feedback-Gespräche, und tolle Team-Events
Unser Bewerbungsprozess:
1. Bewerbung: Bewirb dich direkt online und schicke mir deinen aussagekräftigen Lebenslauf
2. Digitales Kennenlerngespräch: Im nächsten Schritt gibt es einen digitalen Austausch von ca. 30 Minuten
3. Persönliches Gespräch vor Ort: Danach treffen wir uns in Person in unserem Office im Exzenterhaus Bochum für ein persönliches Gespräch
4. Entscheidung: Du erhältst zeitnah eine Rückmeldung von uns
Bei Fragen vorab kannst du dich gerne telefonisch oder per Mail an mich wenden:
Emilia Müller
+49 234 60609997
jobs@kevox.de
Du möchtest wechseln? Das bleibt unter uns!
Falls du dich in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis befindest, sichern wir dir natürlich höchste Vertraulichkeit deiner Bewerbung zu. Telefoninterviews und Vorstellungsgespräche, gerne auch nach deinem Feierabend.
Onboarding & Flughöhe
Als neues Mitglied im Team möchtest du schnell auf Flughöhe kommen. Dafür bringen wir dir alles über unsere Software und Prozesse bei. In den ersten zwei Wochen besteht dein Tagesablauf unter anderem aus den folgenden Themen:
- Die Online-Schulungen in der KEVOX Academy ansehen
- Dich mit unserem KEVOX-Wiki vertraut machen und einen Überblick erhalten
- Interne Schulungen zu den verschiedensten Systemen und Prozessen rund um deine Rolle erhalten
Mit jeder Woche kennst du dich besser aus. Am Ende jeden Tages fragst du dich: Schon Feierabend?
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Deine Ansprechpartnerin
Frau Emilia Müller
Kontakt
KEVOX – das digitale Klemmbrett
Universitätsstraße 60
44789 Bochum
+49 234 60609997
jobs@kevox.de
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